Dažnai klaidingai manoma, kad projektus valdo tik konkrečiai projektų valdymu užsiimančios įmonės ir projektų vadovai bei jų komandos. Iš tiesų, projektų galima aptikti kiekvienoje net pačioje mažiausioje įmonėje. Skiriasi tik projektų dydis, trukmė, tikslai ir kiti aspektai.

Tinkamas projektų valdymas – itin svarbus, nes tai leidžia sėkmingai užbaigti projektus: išleisti tik tiek finansų, kiek reikia, spėti visus darbus atlikti laiku, gauti tikėtus rezultatus. Atrodo, kad tai paprasta atlikti, tačiau taip yra retai ir tik tais atvejais, kai projektai yra pavieniai ir nedideli. Tačiau, ką daryti, kai projektų įmonėje – gausu, jie trunka ilgai, kainuoja brangiai ir prie projekto dirba daugybė skirtingų žmonių ir organizacijų? Čia padėti gali kokybiška projektų valdymo sistema.

Projektų valdymo sistema leidžia sudaryti projekto darbų planą, materialių ir žmogiškųjų išteklių poreikio biudžetus, taip pat suteikia informaciją apie šių išteklių naudojimą ir projekto darbų įvykdymą projekto vykdymo metu. Tai užtikrina efektyvų projektų planavimą, padeda lengvai susisteminti informaciją ir supaprastina dokumentų tvarkymą. Visos šios funkcijos leidžia sumažinti projektų inicijavimo, organizavimo ir įgyvendinimo trukmę bei su projektu susijusias išlaidas.

Projektų valdymo sistema tinka bet kokiai įmonei, nepriklausomai nuo jos dydžio, veiklos srities, vykdomų projektų tipų, kiekių ir dydžių – sistema yra modulinė, todėl kiekviena įmonė pagal poreikį ir galimybes gali susikurti optimaliausią variantą būtent sau: pasirinkti konkrečius modulius, o kitų atsisakyti.

Taigi, nesvarbu, nei įmonės, nei jos vykdomų projektų charakteristikos – projektų valdymo sistema supaprastins visas su projektu susijusias veiklas, jas optimizuos ir leis pasiekti geresnių rezultatų bei įgyvendinti projektų tikslus.